اساسا مساله ما دورکاری ادارات یا حضور فیزیکی نیست. چرا که ارتباطات درون یک سازمان یا واحدهای تجاری فردی برای مدیریت موثر و خروجی کار با کیفیت بسیار مهم است. چه کارمندان در یک مکان فیزیکی مشترک با هم کار کنند و چه از راه دور و از چندین مکان، این اصل اساسی صادق است.
دورکاری ادرات از منظر فنی
از منظر فنی، ارتباط بین مدیران و کارکنان از راه دور و تحت عنوان دورکاری ادارات بسیار امکان پذیرتر و آسان‌تر از گذشته است. علاوه بر تلفن سنتی، نرم‌افزارها و پلتفرم‌های گوناگونی نیز وجود دارند. ابزارهایی مانند Adobe Connect، Apple FaceTime، ، Google Meet، و سامانه دورکاری رها مورد استفاده قرار می‌گیرند. هر یک از این‌ها علاوه بر صدا، از کنفرانس متنی و ویدئویی نیز پشتیبانی می‌کنند. برخی نیز سایر عملکردهای کاربردی و متفاوت را پشتیبانی می‌کنند. بنابراین در بحث دورکاری ادارات، خود مقوله فناوری به ندرت مشکل ساز است و چالش‌ها در نقطه‌های دیگری آغاز می‌شوند.
چالش بزرگ‌تر این است که چگونه مدیران از این ابزارها استفاده می‌کنند. بعضی از مدیران نگران هستند که کارکنانشان تمام ساعات کاری خود را تکمیل نکنند. در نتیجه بیشتر از زمانی که همه در یک دفتر فیزیکی بودند، با کارمندان تماس می‌گیرند و آن‌ها را بررسی می‌کنند. در آن سوی طیف، برخی از مدیران دیدگاه دیگری دارند و می‌گویند تا زمانی که کار به موقع و با کیفیت مناسب انجام شود، به ارتباطات کمی نیاز است.
چالش های دورکاری
کار از راه دور میتواند برای کارمندان چالش برانگیز باشد. گفتگوهای غیرمنتظره و غیر عادی که با دیدن شخصی در راهرو در محل کار ایجاد می‌شود، دیگر رخ نمی‌دهد. قبل از همه‌گیری کووید-19، مطالعات متعدد نشان داد که دورکارهای تمام‌وقت احساس می‌کردند منزوی شده‌اند و مشارکت‌های‌شان توسط کارفرمایان‌شان نادیده گرفته می‌شود. حتی زمانی که کارشان در محصول کار سازمانی به خوبی استفاده می‌شد. تعامل در محل کار یک راه کلیدی برای پیوستن به یک تیم است. همچنین برای یک مدیر، راهی حیاتی برای یادگیری در مورد مسائل یا چالش‌های بالقوه‌ای است که باید به آن‌ها رسیدگی شود.
یک رویکرد بهتر نه تنها ارتباط را بهبود می‌بخشد، بلکه به تمرکز کارکنان نیز کمک می‌کند.در واقع ما نیازمند ایجاد یک فرکانس تعامل مشابه، مانند آنچه در دفتر فیزیکی و از طریق ترکیبی از تعامل برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده اتفاق می‌افتد هستیم. به دلیل فرصت‌های کمتر برای ملاقات حضوری، ممکن است افزایش دفعات جلسات برنامه‌ریزی‌شده تیم یا کارکنان منطقی باشد، حتی اگر این جلسات کوتاه باشند. به‌علاوه، تشویق کارکنان به استفاده از ابزارهای تکنولوژیک برای ارسال سؤالات، گزارش‌ها و سایر تعاملات ممکن است مفید باشد.
شرایط دورکاری ادارات
برای مدیران، برنامه ریزی جلسات هفتگی یک به یک با هر یک از کارمندان بسیار حائز اهمیت است. حتی اگر فقط 5 تا 10 دقیقه طول بکشد. این جلسات فرصتی را برای کارمندان فراهم می‌کند تا در مورد نگرانی‌هایی که ممکن است برای‌شان وجود داشته باشد و احتمالا حس خوب و راحتی نداشته باشند که در مقابل کل تیم از آن صحبت کنند، گفت و گو کرده و مساله خود را بیان کنند. علاوه بر این، تضمین می‌کند که هیچ یک از اعضای تیم نادیده گرفته نمی‌شوند.
به دلیل اینکه فرصتی برای تعامل فیزیکی وجود ندارد، شرایط دورکاری ادارات مستلزم آن است که مدیران زمان بیشتری برای توضیح تسک‌ها و چگونگی انجام آن و همچنین انتظارات از عملکردشان صرف کنند. اطمینان از شفافیت و وضوح بیشتر در شروع پروژه، به کارمند کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکلات، سؤالات متمرکزتری بپرسد و ممکن است به جبران هرگونه تاخیر ارتباطی که ممکن است رخ دهد کمک کند.
تشویق انعطاف پذیری مدیریت
دورکاری ادارت به دلایل زیادی و از جهات مختلفی کارآمد و موثر است. موقعیت‌های متفاوت کار کردن از راه دور، مانند دورکاری موقت، دورکاری جزئی برنامه‌ریزی‌شده، یا همانطور که در حال حاضر در بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد، دورکاری تمام وقت، شیوه‌های پیاده سازی این سبک از کار کردن است.
مدیران باید هنگام کار با کارمندان دورکار انعطاف پذیر باشند و در نظر داشته باشند که مسئولیت نهایی آن‌ها این است که واحد تجاری‌شان سازنده باقی بماند و مطابق با قوانین کار حاکم باشد. مدیران ممکن است ناخودآگاه تعصبی داشته باشند تحت این عنوان که اعضای تیم آن‌ها باید به روش خودشان کار کنند. اما باید در مقابل این وسوسه مقاومت کرده و به جای آن بر کیفیت کار و توانایی کارمندشان برای بهینه شدن روند کار تمرکز کنند.
چنین چیزی به معنای انعطاف بیشتر در ساعات انجام کار است. حتی ممکن است به معنای اولویت‌بندی مجدد وظایف و تسک‌های کاری برای یک کارمند در شرایط دورکاری ادارات باشد. با این حال، انعطاف‌پذیری به معنای توجیه عدم اجرای کار محول شده نیست.
نتیجه گیری
فاصله جغرافیایی به معنای فاصله اجتماعی نیست و همچنین باعث نمی‌شود که کارمندان نتوانند کار خود را با موفقیت به پایان برسانند. دورکاری ادارات در بسیاری از کشورها به طور قابل ملاحظه‌ای موفقیت‌آمیز بوده است.تمرکز مداوم بر ارتباطات منسجم و شفاف، همراه با گسترش اجرایی شدن شیوه های کمک کننده توسط مدیریت، به حفظ تمرکز کارکنان دورکار کمک می‌کند. و احساس می‌کنند که بخشی از یک تیم و سازمان بزرگ‌تر باقی می‌مانند.