مدیریت کار از راه دور تنها با تنظیمات درست تکنولوژی قادر به اجرایی شدن است. مدیریت دورکاری میتواند چالش برانگیز باشد اما برای پشتیبانی کامل از کارمندان از راه دور و راحت تر شدن همکاری در بین اعضای تیم میتوانید با استفاده از ابزارهای همکاری از راه دور کارها را آسوده تر نمایید. زمان آن رسیده است تا کارها را به روشی نوین مدیریت کرد. در این مقاله به معرفی چند نمونه از این ابزارها می‌پردازیم. سامانه دورکاری ترکیبی از نرم‌افزار و سخت‌افزار است. که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا کاربران در هر کجای از شبکه (اینترنت، شبکه ملی، اینترانت سازمان) به میز کار و تمامی برنامه‌های سازمانی خود شامل:
انواع اتوماسیون‌های سازمانی
تلفن داخلی و سازمانی
برنامه‌های اداری و سازمانی
اطلاعات سازمانی
وب اپلیکیشن‌های سازمانی
دسترسی کامل داشته باشند. و میتواند بدون کوچک‌ترین خللی از هر محلی با بالاترین ویژگی های امنیتی به تمامی وظایف خود بپردازند.
ابزار همکاری از راه دور برای برقراری تماس ویدیویی
همانطور که می‌دانید برقراری تماس به صورت ویدیویی در دورکاری بسیار لازم است. این ابزار به از بین رفتن شکاف مابین کارفرما و سایر اعضای تیم کمک می‌کند. در این رابطه اپلیکیشن های بساری وجود دارند که زوم، واتس اپ و … از جمله این موارد هستند. با این ابزارها امکان برقراری تماس ویدیویی به صورت گروهی وحود دارد.
ابزار مدیریت و هماهنگی پروژه
پلتفرم های بسیار زیادی برای این کار وجود دارد اما رایج ترن آن‌ها ترلو است. ترلو یک پلتفرم مدیریت و هماهنگی پروژه است. این نرم افزار، که هم نسخه تحت وب و هم اپلیکیشن دارد. به کاربران کمک می‌کند تا به راحتی برنامه ها وظایف خود و پیشرفت پروژه را تحت کنترل داشته باشند. با استفاده از این برنامه میتوانید برای کارهای خود زمانبندی قرار دهید تا در تایم مشخص به شما یادآوری نماید. همچنین میتوانید برای انجام امور مهم تر برای کارمندان خود از برچسب های اولویت بندی استفاده کنید تا کارها همانطور که در نظر دارید پیش بروند. ترلو یکی از ابزارهای همکاری از راه دور بسیار لازم و ضروری است.
ابزارهای اشتراک گذاری فایل
گوگل درایو (Google Drive) یک بستر ذخیره سازی و سرویس میزبانی فایل هاست. این سرویس گوگل به تمام کاربران اجازه می دهد اطلاعات خود را در سرویس ذخیره سازی ابری آن قرار دهند. همچنین امکان به اشتراک گذاری و ویرایش اسناد در گوگل درایو به راحتی فراهم است.
دراپ باکس نیز یکی دیگر از ابزارهای همکاری از راه دور محبوب و پر کاربرد برای به اشتراک گذاری و ذخیره سازی اطلاعات است. که این امکان را دارد تا انواع مستندات و تصاویر را روی اینترنت ذخیره کرده و هر زمان که بخواهید از آن‌ها استفاده کنید و حتی این فایل ها را با دیگران به اشتراک بگذارید.
تلفن سازمانی
با سامانه ویپ ابری رها مشخص است که یک کاربر دورکار چه تعداد تماس از دست رفته داشته و مشتریان به چه میزان از عملکرد وی رضایت داشته اند. با این سامانه این قابلیت وجود دارد تا تلفن سازمانی را بر روی رایانه و موبایل پرسنل تنظیم نمایید. و در نتیجه بی نیازی از خرید تلفن برای هر کاربر خواهید بود. در ضمن لازم به ذکر است که هرگونه تماس داخلی بین افراد سازمان توسط رهابل هزینه ای در بر ندارد و به صورت کاملا رایگان است.
ابزارهای مدیریت کارهای شخصی
گوگل تسک یکی از ابزارهای همکاری از راه دور است که به کاربران کمک می‌کند تا کارها و مسئولیت های خود را در لیست های مختلف بنویسند و آن ها را مدیریت کنند. سرویس های دیگر گوگل مانند: گوگل کیپ و حتی تقویم گوگل هم به شما این امکان را می‌دهد، برنامه ها و کارهای روزانه خود را یادداشت کنید.
نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری
یکی دیگر از جنبه‌های مهم در دورکاری، توانایی مدیریت ارتباط با مشتری است. crm ابزاریست که میتواند به منظور پیگیری ارتباطات، مدیریت انتظارات مشتری، و مدیریت اطلاعات پروژه مورد استفاده قرار گیرد.
نتیجه گیری
با توجه به ماهیت وجودی برخی کسب و کارها میتوان با روش های نوین به راحتی آن ها را به یک کسب و کار از راه دور تبدیل نماییم. و در بسیاری از هزینه ها صرفه جویی کنید. مشاغل و شرکت هایی همانند: شرکت های نرم افزاری، تولید کنندگان محتوا، گرافیست ها و… می‌توانند فعالیت خود را به صورت دورکاری و با ابزارهای همکاری از راه دور ادامه دهند.